Il controllo delle ore lavorate con OpenOffice Calc

Per i lavoratori dipendenti, un modello di foglio di calcolo semplice ma completo per tenere traccia degli orari di lavoro e delle giornate di lavoro normale, ferie, malattia o cassa integrazione, compatibile con OpenOffice 3.4, LibreOffice 3.5 e LibreOffice 3.6. Scaricatelo gratis da qui.

 Ho realizzato questo modello per il mio uso personale, ma spero possa essere d'aiuto anche ad altri. Si tratta di un file costituito da 16 pagine: una copertina, una pagina per ciascuno dei dodici mesi dell'anno, una pagina di riepilogo e una di configurazione, e alla fine una pagina con le istruzioni per l'uso, del resto semplicissime. 

Vediamone le caratteristiche.

1 - La copertina

E' soltanto... una copertina! Però qui va inserito l'anno per il quale vogliamo creare il nostro foglio. Nell'esempio è il 2012; l'anno va inserito come semplice cifra, senza formati particolari, nella casella gialloverde. E' importante ricordare che tutte le caselle che richiedono l'inserimento manuale dei dati sono di questo colore, mentre le caselle con sfondo azzurro chiaro contengono le formule di calcolo, e non vanno modificate per non causare errori. Dunque, inseriamo il numero dell'anno da creare nella copertina, OpenOffice (LibreOffice) Calc provvederà ad aggiornare i fogli successivi, quelli dei 12 mesi, in automatico, gestendo senza bisogno del nostro intervento anche l'eventualità di un anno bisestile.

2 - La configurazione

A questo punto dobbiamo inserire nella pagina di configurazione i dati necessari alla corretta gestione delle ore di lavoro. Questa pagina nè divisa in tabelle, ciascuna delle quali raggruppa una serie di dati necessarie a gestire un particolare aspetto del lavoro.

La prima tabella riporta le ore di lavoro normali per ciascun giorno della settimana, dal Lunedì al Sabato.

I dati preinseriti sono solo d'esempio, e si possono tranquillamente modificare. Per ciascun giorno inseriremo l'orario di entrata e quello d'uscita sia per il mattino che per il pomeriggio. A fianco comparirà il totale delle ore di lavoro considerate normali per quella giornata. Cosa significa? Che se, per esempio, ci capitasse di lavorare per 9 ore, il programma confronterà il totale di ore lavorate per quella giornata col totale di ore normali inserito in tabella (in questo caso 7), e sommerà le due ore in più agli straordinari.

Se invece le ore lavorate quel venerdì fossero solo cinque, le due ore mancanti al totale di sette verranno conteggiate come permesso o non conteggiate affatto, come vedremo più avanti.

Ultima cosa: la domenica è un giorno festivo, quindi non è inserito in tabella, in quanto le ore eventualmente lavorate di domenica saranno sempre considerate come straordinario festivo.

Per completare il calendario occorre poi compilare la tabella successiva, che indica le festività intrasettimanali e quelle locali eventualmente previste dai vari contratti di lavoro, ad esempio la festa del santo patrono del comune dove si trova la vostra azienda.

Le festività inserite nelle celle a sfondo grigio e azzurro sono fisse, mentre le caselle verdi sono liberamente compilabili secondo le necessità. Inserite prima di tutto la data della vostra festa patronale, nel formato GG/MM/AAAA; ci penserà Calc a trasformarla nel formato previsto dalla tabella. Poi inserite le eventuali altre feste locali.
A questo punto passiamo alle tipologie di giornata lavorativa previste.

Questa tabella non è modificabile, ma serve a riassumere i tipi di giornata previsti dal programma, elencando i codici che andremo poi ad inserire, per ciascun giorno, nei fogli del calendario, Come riportano le spiegazioni in tabella, le giornate contrassegnate come "Ferie" saranno conteggiate appunto nella casella "Totale Ferie" di ciascun mese. Stesso discorso per le giornate di malattia o cassa integrazione, che andranno ad aumentare i rispettivi totali. Per i permessi il discorso è leggermente più complesso: innanzitutto sono conteggiate le ore di permesso, e non i giorni; poi il programma leggerà il totale delle ore di lavoro inserite nella giornata di calendario corrispondente, e agirà di conseguenza, a seconda di ciò che avrà trovato. In pratica, io posso avere una giornata con alcune ore di permesso, e in questo caso il programma le calcolerà sottraendo dal totale ore della giornata indicato nella tabella ore normali il totale delle ore lavorate inserite nel calendario; oppure una giornata di permesso completa, in questo caso le ore inserite in calendario saranno zero, e le ore di permesso saranno uguali a quelle riportate nella tabella ore normali. Più complicato da spiegare che da fare!

Il lavoro preliminare è terminato, e non resta che passare alla registrazione quotidiana delle ore di lavoro nei fogli del calendario.

Nella parte alta del foglio di ciascun mese troviamo l'intestazione, che raggruppa i dati relativi al mese stesso: il numero di giorni feriali e festivi, i totali per le ore e i giorni delle varie tipologie. Il foglio mostra poi, sulla sinistra, i giorni del mese, colorando in rosso i festivi ed in blu i sabati, tutto su fondo grigio. La prima colonna successiva è quella del tipo di giornata. Selezionandola appare un pulsante che permette di scegliere il valore da inserire tra quelli della tabella di configurazione.

Operata la scelta, occorre immettere gli orari di ingresso e uscita per mattino e pomeriggio del giorno, e facendolo noteremo come i totali della riga e quelli in testa alla pagina vengono aggiornati. Possiamo anche inserire, a titolo puramente descrittivo, del testo nelle due colonne "Settore" ed "Attività", che ci permettono di tenere traccia più nel dettaglio dei lavori svolti. ATTENZIONE! dopo queste due colonne ce ne sono altre col testo nero su sfondo bianco. Sono colonne di servizio, che contengono dati e formule necessari per il corretto funzionamento del foglio, e non vanno assolutamente modificati.

Dopo aver inserito i dati, possiamo andare a dare uno sguardo al foglio dei riepiloghi,

dove troveremo due tabelle coi totali mensili delle ore lavorate e dei giorni relativi alle diverse tipologie, e due grafici che riportano questi dati sotto forma di barre.

Il modello di foglio elettronico è distribuito sotto i termini della licenza LGPL e liberamente utilizzabile e modificabile secondo le vostre esigenze e i termini della licenza stessa. Per segnalarmi errori, richiedere modifiche o consigli, o suggerire nuove caratteristiche da aggiungere, potete contattarmi tramite la pagina dei contatti del blog. Buon lavoro!

AGGIORNAMENTO: La versione 2.0 del foglio di calcolo è pronta! Ho aggiunto la gestione dei turni di lavoro e molte altre novità. Leggete questo post per saperne di più.